Без первичной документации бухгалтерский учет не может существовать, потому что как раз первичный документ и является обоснованием для хозяйственной операции.

Первичные документы могут быть внутренними и внешними. По характеру операции они делятся на оправдательные, бухгалтерские, распорядительные и комбинированные. Кроме этого, документы, с которых начинается учет, могут быть разовыми и накопительными.

Подготовка первичной документации – кропотливая работа, требующая особой внимательности от бухгалтера. На основании первичных документов заполняются регистры бухгалтерского учета, а значит, составляется отчетность. В том случае, если в первичной документации содержится неверная информация, бухгалтеру могут быть предъявлены обвинения в проведении незаконных операций.

Внешние первичные документы составляются за пределами предприятия, а внутренние – непосредственно в организации.

Оправдательные документы оформляются по факту проведения хозяйственной операции, именно их данные и отображаются в регистрах учета. Это могут быть кассовые расходные, приходные ордера, платежное поручение о расходе средств. Без правильного оформления оправдательного документа хозоперация не может считаться законной.

Распорядительные документы – доверенности, позволяющие получать материальные ценности, приказы и указания руководства, поданные в письменной форме и т.д. Подобными документами разрешено проведение определенных бухгалтерских операций, которые в них указаны. Данные распорядительных документов не переносятся в регистры бухучета.

Есть и такие первичные документы, которые содержат в себе признаки оправдательных и разрешительных документов. Примером может служить расчетно-платежная ведомость по зарплате.

Бухгалтерские первичные документы составляются непосредственно в бухгалтерии на основании оправдательных и распорядительных первичных документов (которые составляются чаще всего за ее пределами) – для обобщения записей, которые в них содержатся. Примерами такой первичной документации могут служить бухгалтерские справки, расчеты расходных накладных, разработочные таблицы, др.

Комбинированные документы предназначены для выполнения функций всех перечисленных выше документов. Пример – накладная на выдачу ценностей и товаров.

Разовые документы составляются и используются для проведения хозяйственной операции только один раз, после чего они поступают в бухгалтерию для отражения в учете.

Документы накопительного характера составляются и действуют на протяжении длительного периода – для отражения повторяющихся операций.

Составляют первичные документы вручную или с использованием программного обеспечения.

В обязанности бухгалтера, занимающегося заполнением первичной документации, входит своевременное оформление документов, заполнение их без ошибок и исправлений. Все первичные документы согласно законодательству РФ должны содержать реквизиты:

• полное, точное наименование документа;
• дата заполнения;
• название предприятия;
• обозначение, краткое содержание хозоперации;
• данные об исполнителях, ответственных за проведение операции – ФИО, должность. Обязательно должна быть подпись ответственного работника;
• на документе при необходимости ставится штамп, а заверяется он гербовой печатью.

В Российской Федерации первичная документация может заполняться только на русском языке. Если речь идет о предприятии с иностранным капиталом, в документе должен быть подстрочный перевод.

Первичная документация – это основа бухгалтерского учета, без которой невозможно выполнение им своих целей, задач и функций. Желательно привлекать к ее ведению грамотных специалистов, понимающих важность этого участка работы и следящих за изменениями в законодательстве в этой сфере.